“Jamen jeg troede da…?” Del 3 i ”En føljeton for (ejer)ledere….”

Jeg lovede dig, at jeg i denne uge ville behandle temaet ”organisationens kommunikation og adfærd”.

Mine indlæg vil måske provokere lidt og forhåbentlig inspirere mere, men vil aldrig være fyldestgørende og endegyldige… og så er det jo blot nogle af mine erfaringer ….!

Kommunikation og formidling er vigtige redskaber for at sikre den forståelse og forventningsafstemning, som kan påvirke f.eks. medarbejdernes jobadfærd eller kundernes købsadfærd.

”Værdien af gennemtænkt kommunikation er ofte undervurderet”

Med hensyn til den verbale kommunikation oplever jeg ofte, at det er et undervurderet område i virksomhederne. Alt for ofte oplever jeg, at lederen ikke er klædt godt nok på ift. at kommunikere på en måde, så den enkelte medarbejder kan forholde sig til det sagte i forhold til sit eget job.

Banalt? Ja, men ikke desto mindre en hæmsko for det personlige engagement og lysten til ”forandringen”, som jo opstår sammen med behov for optimering, udvikling og forbedringstiltag.

Så her blot et lille opråb til virksomhedsejerne om at have et større fokus på ledernes kommunikative kompetencer og sikkerheden for, at det der kommunikeres forankres gennem den rette forståelse hos modtagerne.

Meget ofte er der stor forskel på det, der kommunikeres fra toppen og ned gennem organisationen. Ofte er det overladt til den enkelte leder efter bedste evne at operationalisere budskabet og motivere sine medarbejdere. Noget som for mange faktisk er svært… og i en lidt større organisationen risikeres det, at udmeldinger/budskaber ”stritter” lidt og at budskaberne enten ikke trænger rigtigt igennem eller skaber forskellige oplevelser af, hvad der egentlig blev sagt…

”Husk at du ikke kan ikke-kommunikere og at din formidling er afgørende for det efterfølgende udbytte for dig, den enkelte medarbejder og virksomheden”

Som leder er det et must at være bevidst om, hvad udbyttet af kommunikationen skal være og hvem der er i modtagergruppen… De ord og vendinger du bruger kan formodentlig fortolkes forskelligt af forskellige modtagere, så brug godt med konkrete eksempler på, hvad der f.eks. for jer,

  •  er ønsket adfærd ift. kunder og kollegaer
  •  er ønsket kvalitet i service og produkter
  •  lægges i begreber som fleksibilitet og ansvarstagen
  •  skal skabe den ønskede omsætnings- eller indtjeningsstigning

Dette er blot nogle få af de emner, som ofte skal kommunikeres i forskellige sammenhænge. Her er det vigtigt, at alle forstår budskabet og kan relatere det til egen funktion, egne værdier og egen adfærd (hvis den kendes…).

Med ref. til mit sidste blogindlæg ”Hvor skal vi hen du…?” Del 2 i ”En føljeton for (ejer)ledere ….” er formidling af viden om virksomhedens formål og værdier også af stor vigtighed for den kultur, man ønsker i virksomheden.

”Husk at udbyttet af dit budskab ALTID er betinget af modtagerens fortolkning …!”

Formidling er også brugen af den non-verbale kommunikation i form af ”nudges”, som kan lede os til bevidst ubevidste valg/prioriteringer (eller omvendt…), som er i overensstemmelse med den retning / beslutning som ”afsenderen / formidleren” ønsker, at vi vælger…

Kommunikation og formidling påvirker altså andres adfærd… Jeg har her bevidst ikke valgt at komme ind på den fysiske fremtoning (kropssproget), som også spiller en meget betydelig rolle ift kommunikation og non-verbal formidling!

The Nudging Company med Morten Münster i spidsen er en organisation, som er mestre i at afdække adfærdsmønstre, kortlægge konkrete problemstillinger og så fremkomme med tiltag, der kan fremme et ønsket udkomme ift ændring af adfærd.

Jeg havde fornøjelsen af at deltage på et af deres kurser/seminarer. Det har givet mig en bredere forståelse for mekanismer, der styrer vores adfærd samt givet mig redskaber til at forstå og arbejde med initiativer, der kan påvirke vores adfærd. Redskaber som jeg med stor fornøjelse bruger i mit virke, når kunderne har brug for inspiration til at forstå organisationens, kundernes og egen adfærd som et led i at blive dygtigere, mere produktive, sundere, gladere, mere ”likeable” og meget andet.

Nudging kan være et stærkt redskab, når virksomheden har behov for optimering af værdikædeprocesser, samarbejder, intern kommunikation, medarbejdertilfredshed, salg, produktivitet/effektivitet, kvalitetsbevidsthed m.fl.  og den efterfølgende implementering af tiltag.

For at forstå, hvad der evt. kan påvirke en adfærd i en given retning og dermed ”designe” et tiltag til dette, er der et par forhold der skal sikres. Det er bl.a. ekstremt vigtigt, at få afdækket, hvad der konkret driver den nuværende adfærd og/eller er det konkrete problem, der ønskes mulig løsning på.

Analysefasen er ekstremt vigtig for efterfølgende at kunne arbejde med forskellige redskaber og indsatser, som kan kvalificere en god løsning. Det er desværre ikke i alle tilfælde muligt at finde en kompleks løsning på et komplekst på problem….;0)  Tit er der tale om en enkel løsning til selv meget komplekse problemstillinger…. Det kræver blot en særlig indsats at nå helt ind bag om årsagen til den umiddelbare problemstilling… ;0)

Så husk,

  • at kommunikere så dit budskab er tilpasset modtagerne og deres behov for forståelse
  • at det du ikke siger også fortolkes af modtageren
  • at udfordringer med medarbejderadfærd, samarbejder m.fl. ofte skyldes manglende forventningsafstemning og forståelse for både egen funktion såvel som egen funktion ift helheden (strategien, formålet, værdierne, det færdige produkt o.lign.)

Håber der var lidt inspiration at hente…?

Jeg vil afslutningsvis bede dig huske, at når medarbejdere i din organisation ikke helt gør det, som du forventer af dem, er det vigtigt lige at kigge dig selv i øjnene og vurdere, om det virkelig kan være dig, der ikke har kommunikeret ordentligt eller ikke har tilvejebragt de rette forudsætninger for medarbejderens forventede indsats og adfærd…. ;0)

Jeg vil i næste uge fokusere lidt på økonomien og resultatskabelsen. Herunder mulige veje til øget omsætning og indtjening ;0)

 

Følg mine blogindlæg her på LinkedIn eller på min virksomhedsprofil… eller på min hjemmeside www.larsenmanagement.dk . Har du input eller spørgsmål til mine indlæg, så er du meget velkommen til at kommentere på disse ;0)

Vil du drikke ”kaffe med Kurt”, så kontakt mig gerne på kurt@larsenmanagement.dk eller 5364 6408. Du giver kaffen og jeg giver dig en time af min tid.

Med venlig hilsen

Kurt

”Hvor skal vi hen du…?” Del 2 i ”En føljeton for (ejer)ledere….”

 

Jeg lovede dig, at jeg i denne uge ville tage afsæt i virksomhedens formål og værdigrundlag.

Mine indlæg vil måske provokere lidt men forhåbentlig inspirere mere, og vil aldrig være fyldestgørende og endegyldige… det er jo blot nogle af mine erfaringer….!

Blogindlægget her blev lidt længere end lige først antaget, så håber du vil bruge en 5 minutters tid og forhåbentlig føle, at du/I har styr på det hele og hvis ikke… ja , så vil jeg håbe, at du blev inspireret ;0)

Jeg oplever ganske ofte i mindre virksomheder, at formål og værdigrundlag ikke er definerede, ”kendte” eller opdaterede. Det er ofte blot noget, som er formuleret på skrift ifm opstart af virksomheden. Desværre bliver det så sjældent vedligeholdt eller opdateret ifm ejerskifter, virksomhedens udvikling, markedets udvikling eller andet.

Dermed er disse to ting heller ikke rigtig kendte og synlige for medarbejdere og potentielle kunder, hvilket medfører en ofte manglende praksis om simple og ensartede forståelser for, hvad der god skik, hvad der er god kvalitet, hvad der er god kommunikation, hvad der er god service og meget andet. Måske ikke for dem som har været i virksomheden længe… men helt sikkert for nye der kommer til.

Desuden kan det jo være svært at definere et mål, hvis ikke man har et formål…?

Konsekvensen af manglende (aner)kendt formål og værdigrundlag fører til mange udfordringer internt ift samarbejder på tværs af områder/afdelinger, men også til udfordringer ift salg og eksekvering på projekter. Her opstår der ofte ”uoverensstemmelser” og ”ommere” blot fordi mennesker ser og prioriterer ting forskelligt, når det ikke er veldefineret, forstået og accepteret, hvad virksomheden ønsker at opnå.

Når noget er for tvetydigt, vil resultatet blive der efter….

Derfor finder jeg, at disse formål og værdier er super vigtige at kunne forholde sig til!

De definerer virksomheden eksistens- og kulturgrundlag.

De er virksomhedens hjerte og puls!

Formålet (nogen vil også kalde det Missionen)

Virksomhedens formål bør af flere grunde være retvisende for de nuværende og fremadrettede aktiviteter. Det er bl.a. fundamentet for,

1.      at hjælpe kunder og medarbejdere til at forstå, hvad du vil opnå med din virksomhed, forretningens produkter og ydelser m.m. Hvorfor er vi egentlig i markedet? Hvem vil vi gerne hjælpe? Hvordan vil vi gøre det? Det er hjertet i forretningen.

2.      at kunne lægge planer for udvikling og/eller optimering af virksomheden.

3.      at skabe grundlaget for (og samtidigt understøtte) en eventuel visuel identitet og dermed sikre genkendelighed ift dit logo eller dit opbyggede brand.

4.      at kunne bære alle de ”sten” som tilsammen skaber netop din virksomhed, hvorfor det hele tiden skal sikres at kunne bære/understøtte beslutninger og planer for tilpasning/optimering og udvikling….

Find f.eks. det helt rigtige værdiord, et handlingsord og HVEM I gør noget for… Et eksempel kunne være Tivoli, som kortfattet skriver “Vi vil betage vores gæster”

Værdigrundlaget

Virksomhedens værdigrundlag skal ligeledes være retvisende og opdateret. Det er det ”skelet” eller den ramme som blandt andet

1.      skal definere virksomhedens DNA og ”puls”

2.      skal bære den ønskede virksomhedskultur

3.      skal sikre medarbejdere med den rette adfærd og motivation

4.      skal sikre den ønskede kunde-/klientoplevelse

5.      skal styrke kundens motivation for samhandel

  ”… og hvor blev visionen nu af”, tænker du måske?

Det er min overbevisning, at en Vision for en eksisterende virksomhed bedst frembringes med et afsæt i en Misson. Den er dermed det mere langsigtede ønske med virksomheden og et pejlemærke for virksomheden udvikling.

Det kan dog godt være den gode idé til slutmålet (eller en filosofisk betragtning), som skaber en Vision og dermed potentialet for en ny virksomhed. En Vision, som så efterfølgende skal valideres ved at opstille en kvalificeret Mission, hvorpå virksomhedens aktiviteter og organisation skal grundlægges.

Nå, men videre med Formål/mission og værdier!

Jeg vil gerne opfordre til, at du som (ejer)leder tager et kig på jeres formål/mission og jeres værdier. Dette for at sikre jer, at de er tidssvarende ift den virksomhed I er… og/eller ønsker at være.

Der findes masser af eksempler på visioner, missioner og værdier, som bliver generiske, ”grå”/kedelige, tvetydige, ”værdiløse”, ulæsbare og måske endda direkte uforståelige og uopnåelige.

Hermed bliver de også distancerende ift medarbejdere og kunder, hvor det jo egentlig var tanken, at de skulle skabe motivation og adfærd til at understøtte trivsel og resultater.

Husk at det simple og ”huskbare” ofte er det stærkeste budskab, men husk også, at de ord der bruges, kan tolkes forskelligt af de forskellige ”modtagere”. Så vælg dine ord og budskaber med omhu, så de kan styrke forståelsen og accepten for det, der skal kendetegne netop din virksomhed.

Brug derfor god tid på at definere og forstå de anvendte ord og budskaber, så du og organisationen ved – og er enige om – hvad der ligger bag. Det er en forudsætning for den ensartede forståelse, som skal sikre optimering af det gode samarbejde, det gode salg og de gode processer. Alt det, der er med til at sikre effektivitet, produktivitet og trivsel og dermed skaber resultater for den enkelte såvel som for virksomheden.

Så få nu inddraget medarbejderne i processen omkring fortolkning og udvikling af værdier! Det giver ejerskab og den nødvendige gensidige forståelse af, hvad de enkelte værdier betyder og hvordan de forpligter.

Med en velformuleret mission og klare værdier vil du/I have et stærkt afsæt for at definere og italesætte forventninger til en ønsket adfærd og kultur i virksomheden. Noget som kan være til hjælp i forbindelse med kortlægning af kompetencer, sammensætning af teams, tiltrækning af medarbejdere (employer branding), rekrutteringer, ansættelsessamtaler, jobbeskrivelser, MUS-samtaler, ejerskab og stolthed hos den enkelte og meget andet.

Du vil således også få et stærkt redskab til dit salg, hvor missionen jo er med til at definere den samlede virksomhedsprofil.

Du kan finde rigtig megen information om, hvordan du kan arbejde med udfærdigelse af mission og værdier, samt implementeringen af disse, ved at Google lidt. Du kan også sagtens finde en rådgiver/konsulent, som kan hjælpe dig og endeligt findes der masser af bøger omkring disse emner.

 

Afslutningsvis vil jeg bare håbe, at du vil tage et kig på jeres mission og værdier og sikre de er up-to-date, er let forståelige og ”lever” i organisationen.

Og pas nu på med floskler i visonen/missionen, som ”vi vil være de bedste…”, ”vi er nummer et…..”, ” vi er den mest kundevenlige….”, ”vi vil være den fortrukne leverandør….”.
Husk, at det skal være en reel mulighed at vurdere om du er på vej til/eller har opnået din vision…. Så hvis du vil bruge en af disse skal vendingen suppleres med nogle ord ift f.eks. geografi, kundesegment, produktområde, konkurrenter eller andet.

Der er findes også masser af ”floskler” i mange af de værdigrundlag, som er definerede… ”Vi er fleksible..”, ”vi er kvalitetsbevidste”, ”vi står sammen”, ”kunden i fokus”, ”ærlighed”… og mange mange flere….
Vi er nu en gang mennesker og vi besidder en evne til at se ”sandheden” med vore egne øjne og ofte i forhold til personlige præferencer. Så husk, at den enkelte medarbejder skal kunne forholde sig til de opstillede/aftalte værdier og se sig selv i dem, så der ageres i tråd med den for virksomheden gældende fortolkning.

Formålet og værdierne er dog blot brikker i det større puslespil, hvor kommunikation og adfærd (og dermed også lederen) spiller en kæmpe rolle for succes.

Jeg vil derfor i næste uge fokusere lidt på de to områder kommunikation og adfærd ;0)

 

Følg mine blogindlæg her på LinkedIn eller på min virksomhedsprofil… eller på min hjemmeside www.larsenmanagement.dk .
Har du input eller spørgsmål til mine indlæg, så er du meget velkommen til at kommentere på disse ;0)

Vil du drikke ”kaffe med Kurt”, så kontakt mig gerne på kurt@larsenmanagement.dk eller 5364 6408.
Du giver kaffen og jeg giver dig en time af min tid.

Med venlig hilsen

Kurt

Er ”sparret” egentlig det samme som tjent? Del 1 i en ”En føljeton for (ejer)ledere….”

Sparring til ledelse og forretningsudvikling er en større og større del af mit virke.
Min seneste sparringsopgave, består i at hjælpe 2 ejerledere med udvikling af egne ledelseskompetencer samt udvikling af forretningen for øget vækst på top og bund i et konkurrencepræget marked.

Der skal således arbejdes med (1) lederens selvindsigt og forståelse, (2) virksomhedens formål og værdigrundlag, (3) organisationens kommunikation og adfærd, (4) virksomhedens økonomi og resultater (5) udviklingspotentialer og exit planer. Alt sammen som led i den enkle strategi vi lægger, så det sikres, at den kan forankres i virksomheden.

Dette er gængse indsatsområder og jeg vil de kommende uger forsøge kort at komme med lidt inspiration, så du som (ejer)leder forhåbentlig vil kunne finde muligheder for optimering hos dig selv og/eller i din forretning.

En af de gængse udfordringer hos de fleste andre ejerledere, som jeg har arbejdet med er, at det handler om tålmodighed fra min side, om at skabe selvindsigt og -erkendelse hos lederen, og så at hjælpe og støtte med værktøjer, tid og opfølgning, så de gode intentioner omkring optimering ikke går tabt i hverdagens påtagne opgaver…

Mange ejerledere mener og tror fejlagtigt, at egne forbrugte timer er en billigere løsning end konsulenter, freelancere eller ansatte… Det er det måske også, når det handler om opgaver, hvor ejerlederen selv har en passion eller særlig kompetence… og så måske alligevel ikke!

Der er områder, hvor jeg typisk oplever at ejerlederen mener, at vedkommende kan spare penge på at gøre det selv…. Den umiddelbare omkostning/indtjening er bare ikke altid retvisende … Hvad nu hvis du kunne skabe mere tid til det det du brænder for eller tjene flere penge ved at bruge tiden på det rigtige? Hvad der er sparet er ikke altid, hvad der kunne være tjent!

Siger du også ofte til dig selv ”Når jeg lige får lidt mere tid, så vil jeg…”? …. Eller er du en af de mange, som laver overspringshandlinger, når opgaven/aktiviteten virker triviel eller uoverskuelig? …. Eller måske er du en af dem, som løser de opgaver du føler dig bedst tilpas med, men som måske ikke er de vigtigste/rigtigste ift virksomheden lige nu…?

Uagtet ovenstående er tilfældet eller ej, kan du med fordel altid stille dig selv følgende 3 spørgsmål, når du starter på en af dagens mangfoldige opgaver. Opgaver som jo kan være alt fra at svare på mails, håndtere HR opgaver, opdatere din hjemmeside, kigge på optimering af arbejds- og forretningsgange, lave løn, salgsaktiviteter, projektstyring og meget andet.
De 3 spørgsmål:

  1. Kan jeg bruge tiden på noget der skaber større værdi for virksomheden?
  2. Kan jeg delegere eller udlicitere opgaven til en som er bedre end jeg? (Hold nu spejlet op og se dig selv grundigt i øjnene…!)
  3. Tror jeg virkelig på, at jeg skaber størst værdi for mig selv og forretningen ved selv at løse opgaven? Prøv at sætte regnestykket op på, hvad jeg ”har sparet i kr” ift ”hvad jeg kunne have skabt af kr ”på samme tid? Ofte viser det sig at være dyrt sparede kroner….

 

Til ovenstående findes der en lang række hjælpeværktøjer, som kan være med til at identificere ”tidsfælder”, overspringshandlinger og dermed hjælpe til bedre prioriteringer, større overblik og mere tid til det vigtigste.

I den indledende fase her arbejder jeg rigtig meget med ejerlederens blinde vinkler og det at skabe et billede af den fremtid og udvikling, som vedkommende ønsker. Personligt såvel som virksomhedsmæssigt.

Der arbejde med praktiske opgaver og modeller for at skabe den indre klarhed og en erkendelse af egne optimeringspotentialer, der skal til for at skabe rum for nogle nye og bedre vaner.Det understøttes af visuelle midler for bedre at forstå, hvad der skal til for at skabe den ønskede udvikling og optimering.

Når du som leder erkender dine egne udfordringer, og gennem fokus på værdien af udvikling, også anerkender, at noget skal ændres, så kan vi begynde aktivt at arbejde med konkrete udviklingstiltag til glæde for dig og virksomheden.

I de næste uger vil jeg bidrage med flere redskaber og oplevelser til de 5 områder jeg startede med at beskrive. Jeg håber selvfølgelig, at du som (ejer)leder kan have glæde af min lille ”føljeton”.

 

Har du spørgsmål eller anden interesse ift mit indlæg, så kontakt mig gerne på kurt@larsenmanagement.dk eller 5364 6408.

Med venlig hilsen

Kurt

sparring der gi'r resultater

Kontakt os i dag for hjælp til væksten i morgen